GNG : Application de gestion sur-mesure avec Bubble et Xano

Chez Appy Makers, nous croyons fermement que les outils No Code offrent une opportunité unique pour développer des applications de gestion sur-mesure et complexe répondant parfaitement aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Bien que les avantages soient significatifs, il est essentiel de ne pas sous-estimer l’impact qu’un tel projet peut avoir sur les organisations.

Pour en savoir plus sur le No Code, consultez notre page dédiée : No Code

Dans cette étude de cas, découvrez comment GNG a transformé et optimisé ses processus internes grâce aux solutions No Code : Bubble et Xano.

 

Le contexte GNG

GNG Promotion est expert dans la création et la fabrication de produit, packagings et coffrets sur-mesure inspirés des dernières tendances. Son bureau de design conçoit les produits, qui sont ensuite fabriqués par des partenaires, dont une partie en Asie.

GNG Intervient dans les domaines suivants : Beauté, Édition, Luxe, Prêt-à-porter, VPC, Grande distribution, Industrie, Médical, Souvenirs, Banque.

L’expertise de GNG réside dans la capacité à concevoir des produits, mais aussi à trouver les bons interlocuteurs pour la fabrication, et gérer toute la logistique du fabricant au client.

Après plusieurs années de croissance, les outils informatiques de gestion, et notamment les fichiers Excel n’étaient plus adaptés au volume de l’activité. Il était donc nécessaire de faire évoluer le système d’information de façon à appréhender avec sérénité les années à venir.

Cependant, pour Christophe D (dirigeant de GNG) « Les systèmes d’information étaient une grosse nébuleuse. Beaucoup de choses à comprendre : API, base de données, interface, … ». Difficile de savoir par où commencer.

 

Pourquoi faire appel à Appy Makers ?

GNG, après avoir sondé le marché, a rapidement identifié qu’aucune solution standard ne pouvait couvrir son besoin. Ils ont donc commencé à chercher un prestataire capable de développer une application sur mesure.

Après quelques échanges avec Appy Makers, la collaboration s’est rapidement accélérée.

Selon Christophe D, c’est la capacité à s’adapter au contexte de GNG qui a fait la différence : identifier les objectifs de l’entreprise, comprendre les processus, challenger les idées, etc.

De plus, « Le fait qu’Appy Makers soit un acteur local basé à Lyon et qui dispose d’une expertise aussi bien dans le conseil qu’opérationnellement et techniquement a été un vrai plus ».

 

Le projet GNG

Très rapidement le constat a été fait qu’il fallait développer une application de gestion complète, donc les fonctionnalités principales sont :

• Le suivi de l’avancement d’une commande client ;
• Le suivi des commandes fournisseurs et de la fabrication ;
• La logistique, avec notamment la gestion des containers avec l’objectif de maximiser leur remplissage ;
• Le calcul de marge de chaque affaire, en y intégrant les différents coûts : fabrication, droits de douane, transport, couts de test, etc. ;
• La gestion des enveloppes en dollar pour les règlements fournisseur ;

L’outil de facturation Sage 100 est conservé pour la partie facturation.

 

Recueil du besoin, idéation et cadrage

La première étape a consisté à écouter le client, comprendre les processus, analyser les outils existants, identifier les attentes et les objectifs.

S’en est ensuivi une phase d’idéation, qui consiste imaginer les fonctionnalités de l’application, en s’autorisant à repenser les processus. En effet, la mise en place d’une solution sur mesure peut apporter de l’automatisation, des nouvelles fonctionnalités, qui permettent de travailler différemment, et donc de modifier les processus.

Pour Christophe D, cette phase d’idéation a été une forte valeur ajoutée, notamment grâce à la capacité d’Appy Makers de comprendre le fonctionnement de l’entreprise et de réfléchir à des solutions nouvelles.

Enfin, afin de définir une enveloppe budgétaire, il faut cadrer le projet. Pour cela, on a défini les écrans principaux et les fonctionnalités attendues, mais sans rentrer dans un long processus de rédaction de cahier des charges. On conserve ainsi une latitude pour adapter le développement aux évolutions des idées tout au long du projet, dans une certaine limite basée sur la bonne intelligence de chacun.

 

Choix des solutions no code

La solution à développer est une solution complète de gestion, comportant de multiples écrans avec des fonctionnalités parfois complexes. Sur certains écrans, l’ergonomie est un point crucial, il fallait donc des outils n’ayant pas de limites, capables de mettre en œuvre toutes les fonctionnalités imaginées.

Dans ce contexte, c’est le duo Bubble/Xano qui a été retenu :

• Bubble est utilisé pour le « Front » (les écrans). Bubble permet de développer des écrans 100% sur mesure, avec toutes les fonctionnalités que l’on peut imaginer sur une application Web.
• Xano est utilisé pour le « Back » (la base de données et les règles métier). Dans Xano, on crée des APIs qui vont accéder aux données, les transformer et les mettre en forme en fonction du besoin, et les renvoyer vers le Front. Cela permet d’alléger la partie Bubble, et aussi d’ouvrir les données vers l’extérieur pour d’autres outils, par exemple un outil de Reporting.

Un autre avantage de ce duo est que le coût d’abonnement ne dépend pas du nombre d’utilisateurs, mais des consommations de ressources. On réduit ainsi de façon importante le coût par rapport à des applications facturées à l’utilisateur.

 

Phase développement

Le développement s’est fait de façon itérative, écran par écran :

• Un premier visuel de l’écran est réalisé et présenté, et on recueille les remarques.
• On incorpore ensuite la partie fonctionnelle, et on recueille les remarques.
• On affine ainsi en 3 ou 4 itérations jusqu’à ce qu’une version soit testable par le client.
• On refait ensuite 1 ou 2 itérations à partir des retours des tests.

Certaines fonctionnalités non prévues dans le cadrage sont réalisées si elles ne sont pas trop complexes, d’autre sont reportées sur un prochain lot.

2 écrans ont demandé beaucoup de réflexion dans leur design, afin de trouver la meilleure solution en termes d’usage. Cela concerne un écran pour la répartition des couts de transport en fonction du volume de chaque commande, et un autre sur le remplissage des containers. Une réflexion est d’ailleurs toujours en cours sur ce dernier écran, la solution idéale n’ayant pas été trouvée.

On a aussi imaginé des écrans dédiés à certaines fonctions de l’entreprise, par exemple pour des saisies répétitives, en simplifiant le nombre de clics entre chaque saisie.

 

Les gains de l’application

L’application a énormément fluidifié le processus :

• Les données sont centralisées, accessibles à tous (en fonction de ses droits) ;
• Diminution des temps de saisie avec presque plus de ressaisies, vérification de cohérence.
• Diminution des échanges par email, moins besoin de relancer les interlocuteurs pour obtenir des données.
• Les personnes sont guidées dans le processus, la conception des écrans les aide à savoir ce qu’ils doivent faire.

Pour certaines personnes habituées depuis longtemps aux fichiers Excel, il y a eu besoin d’un temps d’adoption, mais pour les autres, l’application est vue comme un outil qui simplifie beaucoup le quotidien.

Fini aussi les désagréments liés à l’usage d’Excel, copier-coller, formules de calcul supprimées, mauvaises manipulations, 50 colonnes sur une ligne, etc.

 

Les futurs projets ?

Lors de la phase d’idéation, on a imaginé des fonctionnalités avancées que l’on n’a pas intégrées à la première version, comme de récupérer automatiquement la localisation des navires « portes container » et alerter quand ils sont proches de leur port de destination.

Il est aussi imaginé de donner accès aux chargées d’affaires, pour qu’ils saisissent eux-mêmes certaines informations, et puisse suivre le statut des commandes clients.

Des nouveaux modules sont aussi en réflexion, comme un outil permettant de mesurer l’empreinte carbone des produits, en se basant sur le lieu de production, le type de transport, etc.

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