Activation digitalise sa gestion de projets avec une application sur-mesure Weweb & Xano

Dans un contexte de forte croissance et de structuration, Activation a choisi une solution sur-mesure en No Code pour optimiser sa gestion de projets. Grâce à une application développée avec Weweb et Xano, l’entreprise simplifie le pilotage de ses activités tout en gagnant en fiabilité et en efficacité. Ce succès client illustre parfaitement la puissance des outils No Code pour construire une solution adaptée aux besoins métiers spécifiques, tout en assurant évolutivité, ergonomie et interconnexion avec l’écosystème d’information existant.

Un contexte de croissance appelant une structuration accrue

Activation accompagne l’industrialisation de procédés chimiques innovants. Grâce à une expertise pointue en chimie, catalyse et analyse, l’équipe identifie les paramètres clés des réactions pour proposer la meilleure combinaison de matières premières et de technologies (batch ou continu).

L’objectif : optimiser la performance économique et environnementale du procédé (CAPEX, OPEX, effluents, énergie) tout en garantissant la qualité du produit fini, jusqu’à son passage à l’échelle industrielle.

Son activité, organisée en mode projet, se développe avec un objectif clair : doubler son chiffre d’affaires sur cinq ans. Dans ce contexte de croissance, elle doit faire face à des enjeux accrus de structuration et de pilotage, notamment dans le cadre d’une démarche ISO 9001.

Jusqu’alors, la gestion interne reposait sur de nombreux fichiers Excel voire pas d’outils, couvrant des domaines aussi variés que le suivi des projets, la gestion des temps, les notes de frais, les congés ou encore les achats. Cela a bien fonctionné pendant de nombreuse année mais ce mode de fonctionnement est devenu chronophage, peu collaborative, et risquée en termes de fiabilité des données.

Un diagnostic approfondi via une mission d’AMOA

Pour amorcer cette transformation digitale, Activation a confié à Appy Makers une mission d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA). Cette première phase a permis de structurer les premiers projets :

1. Le bloc RH : gestion des temps, congés, tickets restaurant, notes de frais.
2. Le bloc projet & gestion commerciale : création et suivi des projets, achats, refacturation, jalons, livrables.
3. Le bloc relation client (CRM) : connaissance client, annuaire, suivi des opportunités, …

En analysant les usages et les besoins métiers, nous avons également évalué l’adéquation d’éventuels progiciels standards pour l’ensemble des blocs. Pour le bloc RH et le bloc CRM, des outils du marché collent aux besoins en revanche un outil de gestion de projet sur mesure s’est imposée comme la solution la plus pertinente pour le bloc N°2. C’est sur ce point que nous allons nous concentrer dans ce REX client.

Pourquoi s’orienter vers le sur mesure pour l’outil de gestion de projet ?

La gestion de projet en entreprise repose souvent sur un équilibre délicat entre le déclaratif (rendre compte) et le gain de temps. Si l’outil utilisé n’est pas parfaitement adapté aux besoins concrets du terrain, il risque d’être perçu comme une contrainte, voire comme un outil de contrôle, au lieu d’un véritable appui opérationnel. Pour éviter ce ressenti, l’outil doit apporter une réelle valeur ajoutée : il doit aider à la mémorisation, faciliter le suivi, et s’imposer naturellement comme une alternative crédible à Excel.

Des besoins communs, mais des usages très spécifiques

Sur le fond, la gestion de projet suit souvent des logiques similaires d’une entreprise à l’autre : jalons, tâches, affectations, priorités… Ce qui diffère, en revanche, c’est la manière de représenter, structurer et interagir avec ces éléments. C’est là que le sur-mesure prend tout son sens.

Prenons quelques exemples concrets :

• Sur la page d’accueil, un utilisateur souhaite voir sa journée à gauche, et un aperçu des trois mois à venir sur 80 % de l’écran.
• Il peut aussi vouloir une vue regroupée affichant à la fois les tâches les plus importantes (même peu chronophages, comme un devis complémentaire), et les tâches longues à fort impact.
• Sur une vue de type Gantt, certains utilisateurs demandent à afficher des rappels personnalisés dans la barre supérieure.

Ces ajustements, qui peuvent sembler mineurs, sont essentiels pour que l’outil devienne véritablement utile, intuitif et aligné avec les usages quotidiens. Un bon outil de gestion de projet ne doit pas disperser l’utilisateur dans une multitude d’écrans, mais lui offrir une expérience simple, fluide et centrée sur ses priorités.

Le dilemme des solutions du marché

Il existe de nombreux outils standards (Monday, MS Project, etc.) qui remplissent très bien leur rôle… à condition de rester dans leur configuration par défaut. Dès que l’on souhaite personnaliser en profondeur, ces outils peuvent vite devenir coûteux ou rigides. L’entreprise est alors confrontée à un choix stratégique : s’adapter à l’outil en modifiant ses processus internes, ou concevoir un outil qui s’adapte à son mode de fonctionnement.

Dans le cas d’Activation, c’est cette seconde option qui a été choisie. Le sur-mesure a permis de construire un outil qui colle parfaitement à leurs spécificités, sans compromis sur l’ergonomie ni sur l’efficacité.

Un outil de gestion de projet sur mesure en No code avec : Weweb & Xano

Pourquoi le No Code ?

Dans une démarche de développement sur mesure, deux options principales se présentent : recourir à un développement classique (code) ou opter pour une approche No Code/Low Code. Pour Activation, deux critères techniques majeurs ont orienté la réflexion : la nécessité de disposer d’une solution déployable en mode SaaS, et l’importance de s’appuyer sur des outils capables d’exposer des APIs de manière native pour faciliter les connexions avec d’autres briques du système d’information.

C’est dans ce contexte que le choix du No Code s’est imposé naturellement. Plus rapide à mettre en œuvre, plus souple, et tout aussi performant, le No Code permet de construire des outils personnalisés tout en gardant un excellent niveau de maintenabilité.

Le duo Weweb + Xano : puissance et ergonomie

Parmi les différentes stacks No Code disponibles, c’est le tandem Weweb (pour le front-end) et Xano (pour le back-end) qui a été retenu. Ce choix repose sur plusieurs atouts majeurs :

• Weweb permet de concevoir une interface utilisateur entièrement personnalisée, rapide à charger, et adaptée à tous les usages (desktop, tablette, mobile). Grâce à son approche pixel perfect, il offre une liberté de design rare dans le monde du No Code.
• Xano, quant à lui, assure la robustesse du back-end. Il gère les bases de données, les logiques métier (workflows, règles, automatisations), et expose des APIs prêtes à l’emploi. Sa puissance permet de construire des structures complexes tout en garantissant performance et sécurité.

Un autre avantage majeur de cette architecture réside dans sa tarification : les abonnements sont basés sur la consommation réelle de ressources, et non sur le nombre d’utilisateurs. Cela en fait un modèle économique compétitif, notamment pour une entreprise comme Activation qui envisage une montée en charge progressive.

Enfin, la pérennité de Weweb et Xano est aujourd’hui largement reconnue. Ces deux éditeurs font partie des solutions les plus matures de l’écosystème Visual Programming, et sont déjà utilisés par de grands groupes comme le Crédit Agricole, La Poste, les Coopératives U ou encore BNP Paribas.

Une application sur mesure pensée expérience utilisateur et usage

L’application développée pour Activation couvre l’ensemble du cycle de vie d’un projet, avec un haut niveau de personnalisation. Elle intègre toutes les fonctionnalités clés attendues d’un outil de gestion projet moderne :

• Création de projets, avec structuration par étapes, jalons et faits marquants
• Affectation des collaborateurs, gestion documentaire, planification visuelle
• Suivi centralisé avec notes internes, indicateurs de performance et historiques
• Droits d’accès personnalisés selon les rôles utilisateurs
• Automatisations (envoi d’emails, alertes, mises à jour programmées)

Un calendrier graphique interactif permet de visualiser en un coup d’œil l’état d’avancement des projets, les retards éventuels, et les contributions de chacun.

Ce qui distingue cette application d’un outil standard, c’est l’attention portée à l’interface et à l’expérience utilisateur, rendue possible par le développement sur-mesure en No Code :

• Interface épurée, avec uniquement les informations pertinentes à chaque profil
• Navigation fluide et intuitive, inspirée des pratiques internes de l’entreprise
• Personnalisation des écrans selon le rôle : un chef de projet ne voit pas la même chose qu’un collaborateur ou un responsable de direction

Cette approche garantit une adoption rapide de l’outil et une efficacité renforcée au quotidien, sans surcharge fonctionnelle inutile.

Compréhension métier et cadrage : les fondations du projet

La réussite d’un projet sur-mesure repose sur deux grandes étapes : la phase de conception (ou cadrage) et la phase de développement. Le projet mené avec Activation n’a pas fait exception à cette règle.

Une première phase d’exploration structurante

Comme expliqué plus haut, avant d’envisager un développement sur-mesure, nous avons accompagné Activation dans l’exploration de solutions standards du marché. Cette démarche a permis de poser clairement les besoins, de formaliser les processus et même de concevoir des maquettes d’écrans, présentées aux éditeurs de logiciels existants. Ce travail préparatoire s’est avéré précieux : il a servi de base solide pour passer ensuite à une solution personnalisée.

Un cadrage agile mais rigoureux

Une fois le choix du sur-mesure validé, nous avons approfondi le cadrage. L’objectif était de traduire les besoins métiers en briques fonctionnelles : types d’écrans, nombre de vues, fonctionnalités, workflows, structure de la base de données…

Mais cette phase va au-delà de la simple expression du besoin : elle implique d’être à la fois à l’écoute, challengeant et pédagogue. Car si le sur-mesure permet (presque) tout, toutes les idées ne sont pas forcément pertinentes. Il s’agit aussi d’ouvrir le champ des possibles, d’explorer d’autres façons de faire, parfois plus simples, plus efficaces ou plus cohérentes avec l’organisation.

Un cadre souple pour un développement efficace

À l’issue de cette phase, les grandes orientations de l’application sont fixées. Plutôt qu’un cahier des charges figé, souvent source de frustration, nous travaillons à partir de repères concrets : nombre d’écrans, types d’interfaces, logique de navigation… Cela permet d’engager un développement agile mais sécurisé, avec une vision claire des livrables attendus, tout en gardant une marge d’adaptation.

Résultats et futurs projets

Les équipes d’Activation, habituées à travailler avec des fichiers Excel voire pas d’outils, ont une phase d’adaptation et d’adoption importante devant eux. L’application est plutôt bien reçue grâce à sa clarté, sa lisibilité, et la simplicité d’accès aux informations essentielles. L’ergonomie a été pensée pour rester proche de leurs habitudes tout en apportant plus de rigueur et de fluidité afin de répondre, entre autres, à la norme ISO 9001.

Pour en tirer pleinement parti, l’objectif est désormais de l’ancrer davantage dans les processus globaux de l’entreprise. Cela passe par son interconnexion avec d’autres outils (RH, reporting, etc.), et par l’intégration progressive de nouvelles fonctionnalités répondant aux enjeux futurs d’Activation.

Conclusion

Le projet mené avec Activation illustre parfaitement ce que peut apporter une démarche de digitalisation sur-mesure, construite avec des outils No Code comme Bubble et Xano. En partant d’un diagnostic métier précis, l’application développée répond aux usages concrets des équipes, tout en posant des bases solides pour accompagner la croissance et les exigences qualité (ISO 9001). Au-delà de l’outil, c’est une nouvelle manière de travailler qui s’installe : plus fluide, plus fiable, et résolument tournée vers l’avenir.

Photo de RF._.studio _: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/technicien-de-laboratoire-de-cultures-examinant-l-interaction-des-produits-chimiques-dans-un-laboratoire-moderne-d-essai-pratique-3825573/