La digitalisation des processus achat est souvent un process mal couvert dans les entreprises. Beaucoup d’équipes continuent de gérer leurs demandes d’achat avec des outils inadaptés comme Excel ou par de simples échanges d’e-mails. Et pourtant, il n’est pas compliqué à digitaliser pour gagner en efficacité, en traçabilité et en réactivité.
Dans cet article, nous vous présentons un tutoriel no code pas à pas pour transformer ce processus en moins d’une heure, en utilisant deux outils no-code accessibles et puissants : Airtable, pour structurer vos données et automatiser les actions, et Softr, pour créer une interface utilisateur simple et fonctionnelle.
Automatiser ses processus achats : Zoom sur la demande d’achat
Il n’est pas rare que le service achats soit mal outillé, ou que ses besoins soient sous-estimés en matière de digitalisation. Pourtant, un processus comme la demande d’achat est souvent répétitif, simple à formaliser, et rapide à automatiser.
C’est ce que nous avons voulu démontrer dans ce tutoriel no code : il est tout à fait possible de digitaliser ce processus en moins d’une heure, sans coder soit par une Agence no code soit par des personnes en interne.
Description du processus automatisé
Le workflow d’approbation repose sur trois acteurs :
- Le demandeur
- Le supérieur hiérarchique
- Le directeur général (DG)
Explication du fonctionnement :
- Le demandeur crée une demande d’achat (DA)
- Son supérieur hiérarchique est notifié et doit valider ou refuser :
- En cas de refus, un motif de refus est exigé
- En cas d’acceptation :
- Si le montant est inférieur ou égal à 1000 €, la demande est automatiquement validée
- Si le montant dépasse 1000 €, la validation finale revient au DG
- Une fois les validations obtenues, la demande passe en commande
Ce circuit permet une automatisation du processus d’achat fluide et traçable.
Ce tutoriel d’automatisation de processus achat est un point de départ. Mais ce type d’approche peut s’appliquer à de nombreux autres besoins métiers, à coût constant (même abonnement Airtable, Softr ou Timetonic).
Un tutoriel no code pas à pas pour digitaliser vos demandes d’achat
Dans cette vidéo complète, Jérôme vous guide étape par étape dans la création d’un système de gestion des demandes d’achat, basé sur les outils no-code Airtable et Softr.
Ce que vous allez apprendre dans ce tuto :
- Comment modéliser un workflow de validation à plusieurs niveaux
- Créer les bases de données dans Airtable : collaborateurs, fournisseurs, demandes
- Mettre en place des automatisations (emails de notification, règles conditionnelles, mise à jour de statut)
- Construire une interface web claire avec Softr
- Appliquer des règles de droits d’accès pour que chaque utilisateur ne voie que les données qui le concernent
En suivant ce tutoriel Airtable, vous disposerez en fin de vidéo d’une application fonctionnelle, accessible à vos utilisateurs, sans une ligne de code.
Pourquoi ce tutoriel fonctionne encore mieux avec Timetonic
Si nous utilisons Airtable dans cette démonstration, c’est parce qu’il est populaire. Mais chez Appy Makers, nous accompagnons aussi nos clients avec Timetonic, un outil no-code français qui présente plusieurs avantages clés :
- Une approche tout-en-un : base de données, interface utilisateur, fichiers, documents, automatisations
- Un hébergement en France, conforme aux exigences RGPD
- Une puissance métier : gestion des rôles, logique conditionnelle, intégration avec d’autres outils
- Une ergonomie modulable, idéale pour les PME, ETI et structures publiques
Exemple : Timetonic est déjà utilisé par des organisations comme l’AP-HP pour la digitalisation de leurs processus internes. Le processus de demande d’achat présenté dans ce tutoriel y serait facilement réplicable, voire optimisé, grâce aux fonctions natives de Timetonic.
